الارتباط التنظيمي : يرتبط مباشرة بمدير عام التربية والتعليم
أهداف ومهام الشؤون المالية والإدارية:
تقديم كافة الخدمات الإدارية والمالية لمختلف الوحدات الإدارية والمدارس التابعة للإدارة في المنطقة أو المحافظة التعليمية وذلك بما يساعد على أداء مهامها وزيادة فاعليتها . والإشراف على كافة الإجراءات المالية والمستندية من إعداد للميزانية السنوية للإدارة ، وتأمين المشتريات، وإجراءات المستودعات، وقيودات مراقبة المخزون ،وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات . و الإجراءات الإدارية من التعيين والنقل والترقية والإعارة والانتداب وإنهاء الخدمة ومنح العلاوات والبدلات ومكافآت الموظفين والحوافز والإجازات بالإضافة لإجراءات الاتصالات الإدارية، وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات والصلاحيات المفوضة. الإشراف على تقديم الخدمات العامة للإدارة   .  توفير احتياجات الإدارة من القوى العاملة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة. الإشراف على خطة تنظيم وتطوير أداء مركز الاتصالات الإدارية،وتطبيق تقنيات الاتصالات . تخطيط وتوجيه عمليات خدمات حركة وسائط النقل للإدارة وللوحدات الإدارية المرتبطة بها ،وتأمين الهواتف وأجهزة الاتصال الأخرى للإدارة والمدارس  . العمل على تطوير الأداء في الوحدات الإدارية المرتبطة به وإعداد الدراسات اللازمة لذلك.الإشراف على إعداد مشروع الميزانية السنوية لقطاعات الإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة  .الإشراف على تحديد الاحتياجات التدريبية والتأهيلية للعاملين بالإدارة. الإشراف على إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التربية والتعليم.

الإدارات التابعة للشؤون المالية و الإدارية
1-إدارة شؤون الموظفات    2- إإدارة الشؤون المالية  3-إإدارة المشتريات    4-  إدارة المستودعات  5-  إدارة مراقبة المخزون
6 - إدارة الخدمات العامة  7- مركز الاتصالات الإدارية 8- مندوبيات التربية و التعليم

 
 إدارة شؤون الموظفات:

  الهدف العام :

العمل على توفير احتياجات الإدارة من القوى العاملة وتنظيم شؤونهم وتقديم الخدمات والتسهيلات لهم وفقاً للأنظمة واللوائح.

 المهام :

1 ـ دراسة وتحليل احتياجات الإدارة من القوى العاملة من غير الوظائف التعليمية.

2 ـ إعداد تشكيلات وظائف الإدارة  وحفظ سجلاتها والعمل على تحديثها وتحديد الوظائف الشاغرة التي يراد شغلها عن طريق المسابقة أو التعيين أو عن طريق التعاقد.

3 ـ استكمال الإجراءات اللازمة لشغل الوظائف عن طريق وزارة الخدمة المدنية.

4 ـ فتح ملفات عن القوى العاملة بالإدارات والمدارس تشمل كافة المعلومات اللازمة وفق آلية دقيقة وكاملة وبطريقة يسهل الرجوع إليها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة .

5 ـ القيام باستكمال إجراءات التعيين والترقية والنقل والإجازات والانتداب وإنهاء الخدمة ومنح العلاوات والبدلات والمكافآت والحوافز وأوامر الإركاب ومتابعة إعداد تقارير الأداء الوظيفي وكل ما يتعلق بخدمة الموظف وفق الأنظمة واللوائح والتعليمات والصلاحيات المفوضة.

6 ـ القيام بإجراءات العاملين من غير السعوديين.

7 ـ تطبيق أنظمة وإجراءات وقواعد الخدمة المدنية على منسوبي ومنسوبات الإدارة . 

8 ـ إعداد مسيرات الرواتب والبدلات والمكافآت للعاملين والعاملات بالإدارة وتأديتها.

9 ـ متابعة مباشرة العاملين أو العاملات المعينين حديثاً والمنقولين ورفع التقارير إلى المسئولين عن العاملين أو العاملات أثناء فترة التجربة.

10 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

11 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

12 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

13 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية  .

14 ـ أية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

 التنظيم الداخلي للإدارة .

يرتبط بإدارة شؤون الموظفين الأقسام التالية .

           1 ـ قسم التوظيف .

           2 ـ قسم خدمة الموظف .

           3 ـ قسم المتعاقدين .

           4 ـ قسم التأدية والرواتب .

                                                                                 

 
إدارة الشؤون المالية

الهدف العام :

تقديم كافة الخدمات المالية والحسابية للإدارة وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات .

المهام :

1 ـ القيام بكافة الأعمال المحاسبية من ارتباطات وصرف مستحقات وصرف السلف وتسديدها ومسك الدفاتر والسجلات حسب التعليمات والأوامر والأنظمة واللوائح .

2 ـ تنفيذ الأنظمة واللوائح المالية ومتابعة حركة بنود الميزانية المعتمدة مع ملاحظة التحقق من سلامة التصرفات المالية وعدم تجاوز اعتمادات الميزانية.

3 ـ استكمال إجراءات البت في استئجار المباني للمدارس والمباني الإدارية والملاحق وإضافة الغرف وإخلاء المباني وتدقيق معاملات صرف أجور تلك المباني وتأديتها في السجلات الخاصة بذلك.

4 ـ تسجيل الاعتمادات في دفاتر الارتباطات كل حسب نوعه ثم القيام بالقيد أولاً بأول للمبالغ التي وافقت الجهات المعنية على الارتباط بها بوصفها صاحبة الاختصاص في إعطاء تأشيرة الارتباط المالي.

5 ـ استلام كافة إشعارات الإيرادات وأوامر القبض وتسجيلها وعمل التسويات اللازمة لها والرد على الاستفسارات والملاحظات الخاصة بها.

6 ـ إعداد جداول الحساب الشهري نموذج رقم (20) بعد إقفال الحسابات الشهرية ومطابقتها وإرسالها للجهات ذات العلاقة.

13 ـ إعداد الملاحظات حول النظم المالية والأساليب المحاسبية المناسبة لتحقيق أعلى كفاءة في تجميع وتسجيل وتبويب وتحليل البيانات وتفسيرها.

7 ـ اتخاذ كافة إجراءات فتح حسابات الاعتمادات المستندية في حالة الحاجة لها.

8 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

9 ـ تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

10 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

11 ـ إعداد التقارير عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية.

12 ـ أية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

 التنظيم الداخلي للإدارة .

يرتبط بإدارة الشؤون المالية الأقسام التالية .

            1 ـ قسم الأجور .

            2 ـ قسم التدقيق .

                                                                                      

 
 إدارة المشتريات

   الهدف العام:

العمل على تأمين احتياجات الإدارة من المواد والمعدات والأجهزة والخدمات وأعمال البناء بالكميات والنوعيات المحددة وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
المهام :
     1 - القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بالشراء وفقاً لنظام مشتريات الحكومة ولائحته التنفيذية .

     2-استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهة ذات العلاقة ، تمهيداً لطرحها وفقاً للنظام .

     3-القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات طبقاً للنظام والإجراءات المعتمدة.

     4-القيام بإجراءات الإعلان للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والإجابة على استفساراتهم قبل فتح المظاريف.

     5-الإشراف والاشتراك في أعمال تحليل المنافسات.

     6-تحرير جميع العقود والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية ومن ثم إخطار  الجهات  ذات العلاقة.
 
     7-إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة .

     8- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم.

     9- حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين للرجوع إليها عند الحاجة.

    10-الإلمام بحركة الأسعار في السوق والاحتفاظ بملفات منظمة ( للكتالوجات) وقوائم  الأسعار التي تصدرها الشركة المنتجة مما يمكن من إصدار إحكام  سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون سواء للمشتريات المحلية أو الخارجية.

     11-متابعة صلاحيات خطابات الضمانات والعمل على تجديدها عند اللزوم.

     12-المشاركة في لجان التخلص من فائض المواد في المستودعات الإدارة  وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها بالطرق النظامية.

     13-الإفراج عن الضمانات النهائية للمشاريع المستلمة استلام نهائي .تابعة القضايا المرفوعة من المقاولين ضد الإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالوزارة .
     14- صرف مستحقات المقاولين وإحالتها للشؤون المالية .

     15- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

     16- الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

     17-تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

     18- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية.

    20- أية مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

 
 إدارة المستودعات

الهدف العام :

العمل على تخزين المواد والأدوات والمعدات والأجهزة اللازمة للإدارة والمحافظة عليها وتلبية احتياجات وحدات الإدارة من الأصناف المخزونة.

المهام :

1 ـ المشاركة في تحديد احتياج الإدارة من المواد والمعدات والأجهزة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .

2 ـ استلام المواد والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات المؤمنة للإدارة  بعد استيفاء كافة إجراءات الشراء النظامية.

3 ـ الإشراف على المستودعات الفرعية للإدارة  ومتابعة تطبيقها لقواعد وإجراءات المستودعات.

4 ـ صرف الأصناف التي تحتاج إليها إدارات وأقسام ومدارس الإدارة، وفقاً لأوامر الصرف.

5 ـ تخزين الأصناف وفقاً لأسس التخزين السليمة.

6 ـ التأكد من مطابقة المواد والمعدات للمواصفات المطلوبة والتحقق من الصنف وصحة العدد والوزن والمقاس طبقاً للمعايير الموضوعة والعينات النموذجية بالتنسيق في ذلك مع إدارة مراقبة المخزون.

7 ـ قبول واستلام الرجيع والمحافظة عليه لحين التصرف فيه طبقاً للقواعد المتبعة في هذا الشأن.

8 ـ مراقبة حركة الوارد والمنصرف والحد الأدنى والأعلى ونقطة الشراء.

9 ـ قيدحركة الأصناف في بطاقات الصنف من واقع المستندات المؤيدة وحفظ صور المستندات.

10 ـ توفير وسائل الأمن والسلامة في مستودعات الإدارة .

11 ـ المحافظة على المخزون والعمل على حمايته من التلف والضياع واتخاذ الإجراءات اللازمة للتخلص من الأصناف الراكدة والمستغنى عنها.

12 ـ تنظيم عمليات التعبئة والشحن والنقل وتهيئة الوسائل المناسبة لها داخل المستودعات وخارجها عند الاستلام والتسليم والتوصيل طبقاً للمواعيد المحددة.

13 ـ إجراء الجرد السنوي في نهاية كل عام مالي،بالإضافة للمطابقة الدورية القيدية والمفاجئة من قبل إدارة مراقبة المخزون وفقاً للمادة (27) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .

14 ـ تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على جميع عمليات الاستلام والصرف والإرجاع .

15 ـ تنظيم القوائم الدورية بحركة الأصناف وتقديم كافة البيانات والإحصاءات المخزنية عند الطلب.

16 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

17 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

18 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

19 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية.

 إدارة مراقبة المخزون

الهدف العام :

            ضمان الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة ،وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة.

 المهام :

1 ـ مسك بطاقات مراقبة صنف المستودعات مناظرة لبطاقات الصنف وبهذا تتم الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة  .

2 ـ مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذا بطاقات الأصناف المستديمة المصروفة كعهد للإدارات والأقسام والمواقع التابعة للإدارة .

3 ـ تشكيل لجان الجرد الكلي لجميع مستودعات الإدارة في نهاية كل سنة مالية ومباشرة الجرد وقفل الأرصدة وتدقيق البيانات ثم بعثها للجهة المختصة.

4 ـ حفظ المستندات المؤيدة للقيود .

5 ـ تشكيل لجان جرد العهد المستديمة بجميع إدارات وأقسام ومدارس الإدارة والمواقع وكذا العهد الشخصية وإجراء مناقلة تلك العهد.

6 ـ القيام بكل ما يتعلق بإجراءات ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات.

7 ـ متابعة الأعيان المسترجعة والاشتراك مع اللجان الخاصة بالبيع أو الإتلاف بعد أخذ موافقة وزارة المالية وذلك بعد إتمام عملية إسقاط العهدة من الجهة الراجعة في بطاقات العهدة نموذج رقم (8).

8 ـ متابعة مسببات تلف وفقدان الأعيان واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

9 ـ حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل لمدير الشؤون الإدارية والمالية.

10 ـ تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية.

11 ـ فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.

12 ـ تقرير ما يلزم من تخزين الأصناف وصرفه.

13 ـ إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في مستودعات الإدارة مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.

14 ـ الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.

15 ـ إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.

16 ـ إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

17 ـ الإشراف على تنظيم المعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

18 ـ تحديد الاحتياجات التدريبية والمستلزمات الإدارية والفنية الخاصة بالإدارة ومتابعة توفيرها.

19 ـ إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية.

 
إدارة الخدمات العامة

الهدف العام :

            العمل على توفير الخدمات العامة للإدارة مثل خدمات المواصلات،وخدمات الاتصالات،وخدمات الحراسات والأمن والسلامة بالمباني وخلافها . 

المهام :

1ـ تأمين خدمات المواصلات للإدارة والمدارس (عدا نقل الطلاب أوالطالبات) بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

2ـ تلبية طلبات إدارات